Googleカレンダーへの登録を自動化してルーティンワークを効率化する

Googleカレンダーへの登録を自動化してルーティンワークを効率化する

毎月15分~20分の単純作業を1分以内に短縮する

毎月、Googleカレンダーに予定のスケジュールを登録するというルーティンワークがあります。

ほぼ同じ内容を登録するのですが、登録する箇所が沢山あり、全て登録するのに、15分~20分程度の作業が発生します。

たかが15分くらいの作業ですが、1年にすると、180分(3時間)の作業時間に及びます。

コストを掛けて、自動化するルーティンワークかどうかは、少し悩ましい作業量ですが、単純作業は好きではありませんし、何より、操作ミス、間違えるという事がなくなります。

 

Googleカレンダーに自動登録するシステムの設計

自動化する為には、自動化する為のプロセスが必要になります。

毎日、自分が手作業で実施している作業を、どのようにしたら仕組み化、自動化出来るかを、フローチャート(アルゴリズム)に落とし込む必要があります。

また、自動化と言っても、自動化のレベルがあり、寝てても、時間になったら、自動的に実行してくれるものから、自動実行の為のトリガーは人が押すもの。部分的に自動化するもの。といった段階があります。

全てを全自動にするのは、手間もかかり、いろいろリスク無ある為、今回は実行のトリガー(ボタンを押すなど)を人の手で行い、決められたアクションを自動実行したら終了するレベルの物とします。

 

Googleカレンダーに自動登録するシステムの要件

実際に、どうなったら満足か?課題が解決するか?を考えながら要件を考えていきます。

1.ブラウザからあるページにアクセスする

2.IDやPASSを入力してログインする

3.Googleカレンダーを自動登録したい「月」を選択する

4.「実行」ボタンを押す

5.自動実行が実施され、全てのアクションが終了したら最初のページを表示する

6.実行された月は、「実行済み」のフラグを立てて、自動実行された事が分かる様にする(重複実行がされない仕組み)

上記が満たされれば、自動化は完了とする。

 

Googleカレンダーに自動登録するシステムの構築

上記で設計した要件を満たすようにシステムを構築します。

Google カレンダーに外部のシステムから登録するには、「Google」のCalendar APIと言うものを使用する必要があります。

GoogleのAPIを使用する場合、事前に「Google Developer Consoleページ」から、そのAPIを有効化して、API Keyなどを取得する必要があります。

また、サーバー内に、「google-api-php-client」をインストールして、外部のサービスから、Googleカレンダーを操作出来る環境を構築します。

後は、「PHP」などのプログラムで、Googleカレンダーにデータを送信する処理をコーディングすれば完了です。

 

Googleカレンダーへの登録を自動化するまとめ

自分自身が使用するだけなので、デザインなどは、まったくこだわらず、ログインなどセキュリティは、「ベーシック認証」を利用して、出来るだけ簡略化しました。

お客様に納品するシステムとしては不完全ですが、デザインと、セキュリティに関する箇所を強化すれば、あとば、ルーティンワークの内容をプログラムし直せば、いろんな用途に使用できると思います。

これで毎月の煩雑な作業から解放されて、少し気持ちが楽になりました。自動化て素晴らしい。

 

「Googleカレンダーへの登録を自動化してルーティンワークを効率化する」をご紹介しました。

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